Règlement intérieur :
Chaque enfant est en vacances et mérite d’en profiter en toute sérénité. Pour le bon fonctionnement de la collectivité et le bien-être de chacun, des règles sont données par les adultes et il faut les suivre. Durant toute la durée de son séjour, l’enfant s’engage à adopter une bonne conduite envers tous les autres enfants ainsi que toutes les personnes de l’équipe d’encadrement, d’animation et de services. Les règles concernent également la nourriture qu’on ne gâche pas, le matériel dont on prend soin, la sécurité, l’interdiction des comportements violents et le respect de son prochain. Il peut arriver bien sûr qu’un enfant manque à une règle ponctuellement. Les animateurs et directeurs jouent alors leur rôle pour que l’enfant progresse et ne renouvelle pas son erreur. On parle beaucoup en ce moment de harcèlement, les équipes sont particulièrement sensibilisées et attentives pour que de tels comportements ne puissent se produire.
L’usage de tabac, de vapoteuse et d’alcool est formellement interdit. Nous rappelons que leur vente est interdite aux mineurs. De même que l’utilisation de drogue est totalement proscrite : leur usage étant illicite.
Le vol, sous toutes ses formes, sera sanctionné.

Tout manquement grave à la discipline sera signalé aux parents et l’exclusion pourra être prononcée. Si par son comportement, un jeune se voit renvoyé dans sa famille par l’équipe d’animation, le responsable légal prendra en charge tous les frais inhérents à son retour (frais aller-retour de l’enfant + de l’accompagnateur, essence, péage…) y compris le coût total du séjour.

• Soit directement sur notre site : « coloniesdutrupt.com »
• Soit directement à nos bureaux au 42 rue de l’Eglise 54220 Malzéville à nos horaires de bureau ( 9h-12h et 14h-17h).

Si vous voulez une facture avec plusieurs enfants dessus une seule inscription est nécessaire pour tous les enfants.

Si vous avez plusieurs enfants à inscrire et besoin d’une facture par enfant, il est nécessaire de faire une inscription distincte par enfant.

Pour réaliser l’inscription vous aurez besoin de plusieurs documents :

• Numéro de sécurité sociale
• Numéro de CAF
• Carnet de santé
• Numéro d’assurance responsabilité civile

Nos prix comprennent :

• L’hébergement et la restauration
• L’encadrement pédagogique
• Le matériel pédagogique
• Les animations
• Le transport bus grand tourisme

Modalités de paiement:

Un acompte de 150€ par enfant dès l’inscription vous sera demandé afin de valider votre inscription et de vous réserver une place.

Si l’acompte n’est pas versé dans les 10 jours suivant l’inscription, cette dernière sera annulée.

Le paiement du séjour peut se faire de plusieurs manières :

• En ligne, via une plate-forme sécurisée.
• En espèce, directement au siège, où un reçu vous sera délivré.
• Par virement sur notre compte bancaire, en précisant le nom et prénom de l’enfant dans le libellé pour le bénéficiaire.
• Par chèque, à l’ordre d’Association Notre Dame du Trupt. Merci de préciser, au dos du chèque, le nom et prénom de l’enfant et de l’envoyer au siège, à l’adresse indiquée ci*dessous.
• Par chèque vacances ANCV, les chèques sont à envoyer à l’adresse ci-dessous. Prendre contact avec l’association pour les Chèques vacances.

Adresse : Association Notre Dame du Trupt, 42 rue de l’Eglise 54220 Malzéville.

Le solde du séjour devra être réglé ou les modalités des paiements arrêtées au minimum 5 semaines avant le début de la colonie. Ces modalités de paiement vous engagent et vous vous risquez à des poursuites dans le cas où votre engagement ne serait pas accepté.

Toute inscription faite par un service d’aide à l’enfance, une institution spécialisée, une famille d’accueil, doit nous être précisée au moment de l’inscription et une demande de prise en charge vous sera demandés. La prise en charge est à nous fournir 5 semaine avant le départ en séjour de l’enfant.

Inscriptions tardives :

En cas d’inscription dans les 20 jours précédant le départ, vous devrez nous adresser l’intégralité du prix du séjour.

Nos réductions :

Une réduction de 20€ par enfant est appliquée à partir du deuxième enfant inscrit et pour chaque enfant suivant.

Une réduction spécifique de 20€ appliquée aux habitants de Malzéville.

Vous pouvez aussi, bénéficier de 20€ de remise avec la carte INTERCEA.

Aides aux vacances :

Les organismes suivants peuvent sous certaines conditions, verser des aides pour couvrir une partie du solde du séjour : CAF, MSA, Comité d’entreprise, services sociaux, associations caritatives. Renseignez-vous.

Frais d’annulation :

Toute annulation, quel que soit le motif, doit nous être notifiée le plus vite possible par mail ou par téléphone. De même, que toute absence constatée au départ des bus sera considérée comme une annulation.

Elle entraîne dans tous les cas une retenue de 75€ si elle est notifiée à plus de 30 jours avant le départ.

Par la suite le barème appliqué sera de :

• 25% du prix total du séjour + 75€ de frais de gestion entre 30 et 21 jours du départ.
• 50% du prix total du séjour + 75€ de frais de gestion 20 à 15 jours du départ.
• 75% du prix total du séjour + 75 € de frais de gestion 14 à 8 jours du départ.
• 100% du prix total du séjour à moins de 8 jours du départ.

Tout séjour écourté, ainsi que toute prestation abandonnée volontairement par un participant ne font l’objet d’aucun remboursement.

Conditions de retour anticipé :

Quel que soit le motif de retour et la durée du séjour, les frais inhérents à l’inscription seront dû par la famille ou l’organisme inscrivant, aucun remboursement n’est effectué dans ce cas. Les frais de retour anticipé et l’accompagnement éventuel sont toujours à la charge des représentants légaux et/ou des inscrivants.

Contacts pendant le séjour :

En ce qui concerne la communication avec votre enfant pendant le séjour, plusieurs moyens sont à votre disposition.

Le courrier : pendant le séjour si vous voulez communiquer avec vos enfants, vous pouvez envoyer une lettre ou une carte postale. Votre courrier pourra être lu et relu tout au long de la journée. Ne dit-on pas que « les écrits reste » ?

Voici l’adresse :  Colonie Notre Dame du Trupt NOM + PRENOM   15 Le Trupt 54540 BIONVILLE

( Attention pensez à prévoir les délai d’acheminement du courrier)

Le mail : Pour les petits séjours, le meilleur moyen et le plus rapide est à cette adresse : « courrierdutrupt@laposte.net »

L’appel : Le contact par téléphone est beaucoup plus compliqué. Le domaine est vaste, il est donc quasiment impossible de trouver très rapidement votre enfant au moment de l’appel. Nous conviendrons alors d’un RDV souvent à l’heure du repas du soir. Mais sachez que cet appel peut faire plus de mal que de bien car ensuite il nous faut gérer les larmes dans la plupart des cas.

Photos et droit à l’image :

L’association se réserve le droit d’utiliser les photos prises pendant le séjour pour publication dans ses supports de communication (plaquette, site internet, réseaux sociaux)

Si toutefois vous ne souhaitez pas que votre enfant figure sur ces photos, vous pouvez vous y opposer dans le formulaire relatif au droit à l’image.

Affaires personnelles :

Toutes les affaires de votre enfant doivent obligatoirement être marquées à son NOM et PRENOM, ainsi que sa valise. Il est mieux de prévoir des vêtements sans grande valeur. Afin de faciliter le travail de vérification de l’équipe encadrante, merci de mettre la liste des affaires le trousseau de votre enfant en haut de sa valise. Nous ne serons aucunement responsables des vêtements perdus, volés et /ou dégradés.

Aucun remboursement ne pourra être exigé.

A la fin du séjour les affaires oubliés par les enfants seront à disposition des familles au siège au 42 rue de l’église à Malzéville jusqu’à fin octobre de chaque année. Passé ce délai les affaires seront données à des association caritatives.

Portables et objets de valeurs :

Les téléphones portables sont formellement déconseillés, il faut savoir qu’ils seront peu utiles car le domaine est mal couvert et surtout, ils causent bien plus de problème qu’ils n’en résolvent !

De plus, ils risquent d’être volés et détériorés. Nous vous conseillons donc de ne pas laisser de téléphone à votre enfant

Dans tous les cas, nous nous dégageons de toutes responsabilité en cas de dégradation, perte, casse ou vol.

Gestion de l’argent de poche :

L’argent de poche sera inutile pendant le séjour, votre enfant n’aura aucune dépense.

Documents obligatoires à l’inscription :

• Attestation de responsabilité civile
• Attestation de sécurité social ou CMU
• Carte mutuelle
• Carnet de vaccination
• Carte d’identité
• Numéro CAF
• Attestation de prise en charge financière

Protections des données :

Les paragraphes suivants ont pour objectif de définir de quelle manière l’Association traite les données qui lui sont confiées dans le cadre de la gestion de la relation avec les familles de ses obligations légales.

Données collectées :

L’association traite les données suivantes qui lui sont directement transmises par les familles, pour compléter les dossiers enfants qui doivent être conforment aux demandes de Jeunesse et Sports :

Nom, prénom, âge, adresse, courriel, moyens de paiement, numéro de sécu; numéro CAF, carnet de vaccination, traitement médical, dossier MMH.

Base légale du traitement des données :

Ces données sont traitées pour l’inscription, l’accompagnement dans vos demandes d’aides au financement du séjour. Mais aussi pour la diffusion de nos plaquettes. Un consentement vous est demandé au moment de l’inscription.

Durée de conservation des données :

Vos données ne seront jamais cédées ou vendues à des tiers.

Les données sont conservées le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. C’est-à-dire en amont du séjour de votre enfant afin de finaliser son dossier et pendant le séjour de votre enfant.

Ces données sont conservées pour la durée nécessaire à leur traitement. Elles sont traitées en conformité avec le règlement (UE2016/679 du 27 avril 2016 «RGPD»).

Vous pouvez exercer votre droit de suppression lorsque nous n’aurons plus besoin de vos données.